Các tình huống về mua hàng hóa – dịch vụ không thể có hóa đơn – P3
Xử lý hóa đơn khi sai – xé khỏi cuống và chưa xé khỏi cuống
1. Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé ra khỏi cuống
Cách xử lý:
+ Kế toán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã viết sai này tại cuống của quyển hóa đơn.
+ Xuất hóa đơn lập mới, chính xác giao cho khách hàng.
Kết luận: Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên hợp đồng hay đơn đặt hàng (nếu có)…để viết hóa đơn.
2. Viết sai hóa đơn và đã xé ra khỏi cuống
2.1 Viết hóa đơn sai đã xé ra khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng
– Bước 1: Gạch chéo các liên hóa đơn viết sai.
– Bước 2: Xuất hóa đơn mới, chính xác giao cho khách hàng.
– Bước 3: Lưu giữ hóa đơn viết sai – kẹp tại cuống của quyển hóa đơn hoặc lưu trữ riêng tại 1 file nào đó để cho tiện cho việc quản lý, theo dõi.
Chú ý: Theo khoản 1 Điều 20 TT 39/2014/TT-BTC thì chưa giao cho khách hàng nên các bạn không phải làm biên bản thu hồi hóa đơn.
2.2 Viết hóa đơn sai đã giao cho khách hàng
a) Hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thuế
Cách xử lý:
Nếu kế toán đã viết sai thông tin trên hóa đơn đã lập, đã xé khỏi cuống và đã giao hóa đơn cho bên mua nhưng hai bên chưa tiến hành kê khai thuế thì:
– Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập.
Sau khi đã thu hồi được hóa đơn viết sai, kế toán gạch chéo các liên, và lưu giữ số hóa đơn đã lập để giải trình với Thuế khi có yêu cầu.
– Bước 2: Xuất hóa đơn lập mới, chính xác giao cho khách hàng..
Ngày ghi trên hóa đơn xuất lại là ngày phát hiện ra sai sót (ngày làm biên bản thu hồi)
– Kê khai thuế: Dùng hóa đơn mới viết đúng để kê khai thuế. Như vậy hóa đơn đã bị thu hồi không kê khai – hạch toán.
– Kết luận: Trước khi xé hóa đơn ra khỏi cuống kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên hóa đơn và yêu cầu người mua kiểm tra lại, sau đó mới ký, đóng dấu và xé ra khỏi cuống.
b) Hóa đơn viết sai đã kê khai thuế
– Hóa đơn viết sai đơn giá, số lượng, tổng thanh toán và số tiền bằng chữ,…
– Hóa đơn viết sai là hóa đơn không hợp lệ, không có giá trị để khấu trừ thuế hay lấy làm chi phí đối với người mua, còn với người bán thì vẫn phải kê khai nộp thuế như bình thường.
Cách xử lý:
Trong quá trình làm kế toán nếu các bạn phát hiện ra hóa đơn có sai sót và hai bên đã thực hiện kê khai thuế GTGT thì thực hiện xử lý như sau:
– Bước 1: Lập biên bản xác nhận sai sót: Khi phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót.
– Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót: Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: điều chỉnh Tăng/Giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán đã ghi trên hóa đơn số…, ký hiệu…ngày…tháng…năm…
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Kê khai thuế: Người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
+ Bên bán: Lập hóa đơn điều chỉnh nên kê ở bảng kê hàng hóa – dịch vụ bán ra.
+ Bên mua: Nhận hóa đơn điều chỉnh kê ở bảng kê mua vào.
Lưu ý:
– Với hóa đơn điều chỉnh giảm không được viết số âm trên hóa đơn. Nhưng khi kê khai thuế thì phải kê khai âm bằng cách đặt dấu trừ (-) đằng trước giá trị.
– Nếu là hoá đơn điều chỉnh tăng thì các bạn kê khai như hoá đơn bình thường vào bảng kê PL01-1/GTGT hoặc PL01-2/GTGT của tờ khai của kỳ hiện tại.
Hướng dẫn cách xử lý viết sai hóa đơn trong 1 vài trường hợp đặc biệt mà 2 bên đã kê khai thuế:
Ví dụ: Ngày 10/08/2015 phát hiện sai hoá đơn số 0000111, ký hiệu ES/15P, ngày 10/06/2015. Hoá đơn đó đã kê khai vào tờ khai thuế GTGT tháng 06/2015. Hoá đơn này sai số tiền:
– Số tiền đúng là: 11.000.000, thuế 10% là: 1.100.000. Tổng cộng là: 12.100.000
– Nhưng viết sai là 10.000.000, thuế 10%: 1.000.000. Tổng cộng là: 11.000.000
(Như vậy là thiếu 1.000.000, thuế 10%: 100.000. Tổng cộng là: 1.100.000). Ta phải lập hoá đơn điều chỉnh tăng lên cho đủ số tiền thiếu.
Cách xử lý:
– Lập biên bản điều chỉnh và lập hoá đơn điều chỉnh
– Hoá đơn điều chỉnh viết ngày hiện tại là: 10/08/2015, đây là hoá đơn điều chỉnh tăng, cụ thể: Cộng tiền hàng: 1.000.000; thuế 10%: 100.000. Tổng cộng là: 1.100.000.
Bên bán
Kê khai vào bảng kê bán ra PL 01-1/GTGT.
Bên mua
Kê khai vào bảng kê mua vào PL 01-2/GTGT.
Dựa vào hoá đơn điều chỉnh trên (Ngày 10/08/2015) Các bạn kê khai vào tờ khai thuế GTGT của tháng 8/2015.
Ví dụ: Cùng với ví dụ trên nhưng ngược lại như sau:
– Số tiền đúng là: 11.000.000, thuế 10%: 1.100.000. Tổng cộng là: 12.100.000
– Nhưng viết sai là :12.100.000, thuế 10% là: 1.210.000. Tổng cộng là: 13.310.000
(Như vậy là thừa 1.100.000, thuế 10%: 110.000. Tổng cộng là: 1.210.000). Ta phải viết hoá đơn điều chỉnh giảm xuống cho đủ số tiền ta thu được.
Dựa vào hoá đơn điều chỉnh giảm (Ngày 10/08/2015) Các bạn kê khai vào tờ khai thuế GTGT của tháng 08/2015.
Cách xử lý:
– Lập biên bản điều chỉnh và lập hoá đơn điều chỉnh.
– Hoá đơn điều chỉnh viết ngày hiện tại là: 10/08/2015, đây là hoá đơn điều chỉnh giảm, cụ thể: Cộng tiền hàng: 1.100.000; thuế 10%: 110.000. Tổng cộng là: 1.210.000.
Bên bán
– Kê khai âm vào bảng kê bán ra PL 01-1/GTGT.
– Chi tiết: Kê vào âm vào chỉ tiêu [6]: -110.000
Bên mua
– Kế khai âm vào bảng kê mua vào PL 01 -2/GTGT.
– Chi tiết: Ghi âm (-) vào Chỉ tiêu 6, 7
Ghi chú: Khi kê khai âm vào PL 01-2/GTGT phần mềm sẽ báo lỗi đỏ, nhưng không sao các bạn nhấn GHI và kết xuất bình thường.
Lưu ý:
– Chỉ được lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai và xuất lại hóa đơn mới trong trườnghợp chưa kê khai thuế.
– Nếu đã kê khai thuế thì không được hủy hóa đơn mà chỉ được phép viết hóa đơn điều chỉnh.
Hóa đơn viết sai tên công ty, địa chỉ
– Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì hai bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
– Đây là hướng dẫn mới đáng chú ý tại Khoản 7 Điều 3 của Thông Tư 26/2015/TT-BTC ban hành ngày 27/2/2015 nhưng có hiệu lực từ ngày 01/01/2015, hướng dẫn Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Còn trước đây hầu hết các công văn đều hướng dẫn TH này là phải lập cả hóa đơn điều chỉnh.
“Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
Hóa đơn viết sai MST
– Tại điểm b, khoản 7, điều 3 của TT 26/2015/TT-BTC nhấn mạnh “Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán” – Đây là tiêu thức bắt buộc phải chính xác. Do đó khi các bạn viết hóa đơn mà ghi sai Mã Số Thuế của người mua thì ngoài việc các bạn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, các bạn còn phải lập hóa đơn điều chỉnh giao cho người mua.
– Cụ thể khi lập hóa đơn điều chỉnh MST của người mua các bạn cần chú ý như sau:
+ Ngày lập hóa đơn: Là ngày lập biên điều chỉnh hóa đơn.
+ Viết đúng và đầy đủ tên công ty, địa chỉ, MST của người.
+ Tại tiêu thức: “Tên hàng hóa, dịch vụ” các bạn ghi: Điều chỉnh mã số thuế đã ghi tại hóa đơn số …. ký hiệu… ngày… tháng …. năm…
+ Các tiêu thức còn lại: các bạn gạch chéo.