Quy trình 4 bước trong công tác kế toán xây dựng
Các bạn thường nghe làm kế toán xây dựng rất khó và phức tạp, nhưng không phải là không làm được. Sau đây mình xin chia sẻ một số bước làm kế toán xây dựng cơ bản để mọi người sẽ hình dung được công việc của một kế toán xây dựng cần làm những gì:
BƯỚC 1: Tập hợp đầy đủ hồ sơ công trình bao gồm
– Hợp đồng xây dựng công trình
– Dự toán thẩm định
– Quyết định gói thầu thi công
– Hồ sơ thiết kế
– Hồ sơ khảo sát địa chất
BƯỚC 2: Theo dõi công trình tuần tự
– Bám hợp đồng để theo dõi tiến độ thi công và phân bổ vật liệu, nhân công theo từng giai đoạn.
– Bám dự toán (theo hạn mức vật tư) để tập hợp chi phí vật liệu cho công trình theo từng giai đoạn thực hiện công việc. Bóc tách khối lượng dựa theo dự toán thẩm định đã duyệt, trong khi bóc tách dự toán các bạn để ý đến phần chênh lệch vật tư, bạn phải cộng chênh lệch vật tư lại với nhau.
Khi bóc tách nguyên vật liệu bạn phải căn cứ vào định mức được bóc tách trong dự toán để mà yêu cầu lấy hóa đơn sao cho đúng nhất các nguyên vật liệu phụ nếu ko thể lấy đc hóa đơn ngoài thì bạn có thể lên cơ quan thuế để mua hóa đơn thông thường.
– Bám dự toán để tính và theo dõi chi phí nhân công theo từng giai đoạn công việc. Sau khi bóc được nhân công bạn phải làm hợp đồng giao khoán cho một số đội trưởng hoặc làm các thủ tục liên quan như đăng ký mã số thuế cho lao động, xin xác nhận nhân công tại địa phương xây dựng công trình. Khi kết thúc công trình thì phải làm thanh lý với các ông đội trưởng.
– Bám dự toán để tập hợp chi phí máy thi công theo từng giai đoạn. Nếu bên bạn có máy móc đưa vào sử dụng thì tiến hành phân bổ, nếu ko có thì lấy hóa đơn đầu vào tương ứng với số trong dự toán và riêng 2 khoản NCTT và MTC sẽ có hệ số điều chỉnh, bạn phải để ý khi xem dự toán thì phải nhân chi phí này với hệ số điều chỉnh.
– Nếu công trình có khối lượng phát sinh thì kế toán cũng phải bám khối lượng phát sinh để hạch toán (nhân công + vật tư như dự toán).
– Nếu hình thức hợp đồng ghi: (theo đơn giá) thì hàng tháng, quý kế toán phải thường xuyên cập nhật đơn giá để lấy hóa đơn cho phù hợp, phần nhân công cũng vậy vì trong quá trình thi công giá NVL lúc lên, lúc xuống, tiền nhân công được điều chỉnh theo chế độ Nhà Nước mà các bạn lấy chi phí theo dự toán ban đầu sẽ khó khăn không bổ sung kịp khi được bù giá.
BƯỚC 3: Khi công trình xây dựng hoàn thành
Kế toán phải bám vào hồ sơ quyết toán công trình để giải trình số liệu. Nếu tổng giá trị công trình cao hơn giá trị quyết toán thì bạn phải nêu lên được nguyên nhân lý do tại sao có phần chênh lệch. Hoặc ngược lại giá trị quyết toán công trình cao hơn dự toán thì bạn cũng phải làm hồ sơ giải trình.
BƯỚC 4: Xử lý hồ sơ theo tình hình thực tế thi công và thường xuyên xảy ra một số tình huống như sau:
– Chủ đầu tư chuyển hết 100% giá trị cho bên thi công trước thời hạn hoàn thành công trình theo hợp đồng 2 bên đã ký kết. (trường hợp chủ đầu tư là đơn vị nhà nước, cuối năm muốn chạy vốn).
– Khi công trình đã hoàn thành theo tiến độ, đã có đầy đủ hồ sơ quyết toán mà bên chủ đầu tư chưa có tiền để thanh toán.
– Khi thi công giá dự toán thực tế thường thấp hơn giá dự toán thẩm định thì phải xử lý thế nào ?
– Chi phí nhân công trong trường hợp công trình ko hoạt động liên tục thì phải xử lý thế nào ?
– Chi phí lán trại phát sinh ko có trong dự toán thẩm định phải xử lý thế nào ?