Cách lập hóa đơn giá trị gia tăng
Lập hóa đơn giá trị gia tăng(GTGT) là công việc không thể thiếu tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên và nội dung lập trên hóa đơn gtgt phải được thông nhất trên các liên hóa đơn cùng một số, theo thứ tự từ bé đến lớn. Sau đây Kế toán HYP xin chia sẻ với các bạn cách lập hóa đơn GTGT theo quy định mới nhất hiện nay.
1. Nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng
Cơ sở pháp lý để lập hóa đơn GTGT áp dụng Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014, có hiệu lực từ 01/06/2014; Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 (mới cập nhật).
– Hóa đơn chỉ được lập khi người bán đã giao hàng, dịch vụ (chuyển quyền sở hữu) cho người mua (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
– Nội dung trên hóa đơn phải hợp pháp, ghi đúng với nội dung hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp (đã đăng ký trên Giấy phép đăng ký kinh doanh).
– Hóa đơn khi viết phải dùng đồng màu mực; không được dùng mực đỏ, mực tím để viết hóa đơn.
– Chữ, số trên hóa đơn phải ghi rõ ràng, không được tẩy xóa, sửa chữa, hạn chế viết tắt trên hóa đơn GTGT.
– Hóa đơn phải được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn và ghi theo tuần tự thời gian. Ghi hóa đơn (kê giấy than) ghi đè lên cả ba liên (trừ chữ ký).
2. Cách ghi các chỉ tiêu cụ thể trên hóa đơn
– Mục “Ngày, tháng, năm”: Ghi ngày phát hành hóa đơn (có thể sau ngày giao hàng) nhưng ngày tháng trên một quyển hóa đơn phải ghi theo tuần tự thời gian.
– “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán / người mua”: Ghi theo tên, địa chỉ theo Giấy phép đăng ký kinh doanh (hạn chế viết tắt). Trường hợp người mua (cá nhân) không lấy hóa đơn thì cũng phải lập hóa đơn (có thể cuối ngày, tháng lập bảng kê để lập một hóa đơn), mục “Mã số thuế” gạch ngang và ghi rõ người mua là các nhân không lấy hóa đơn.
– Mục “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”: Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ (gách chéo phần còn trống nếu viết tay). Khi đầy đủ các mục “đơn vị tính”, “đơn giá”, “thành tiền”.
– Mục “Thuế suất” ghi rõ thuế suất của hàng hóa, dịch vu theo Luật thuế GTGT hiện hành, các phép tính trên hóa đơn phải cẩn thận, chính xác. Ghi số tiền bằng chữ của tổng số tiền thanh toán.
– Trường hợp có nhiều chuẩn loại hàng hóa thì có thể lập bảng kê hàng hóa để ghi vào hóa đơn; trên hóa đơn phải ghi rõ đính kèm bảng kê số, ngày, tháng …
– Đơn vị tính trên hóa đơn là Việt Nam đồng; Riêng trường hợp Doanh nghiệp được thu ngoại tệ theo quy đinh của pháp luật, phải ghi rõ tỷ giá liên Ngân hàng tại thời điểm lập hóa đơn ; “Tổng số tiền thanh toán” ghi bằng nguyên tệ, số tiền bằng chữ ghi bằng tiếng Việt (Ví dụ: 10.000 USD- Mười ngàn đô la Mỹ).
– Đối hàng hóa, dịch vụ là hàng khuyến mại, hàng mẫu thì trên hóa đơn phải ghi rõ hàng khuyến mại, hàng mẫu không thu tiền (chỉ ghi số lượng, không ghi giá trị) kèm theo các chứng từ liên quan.
– Đối với hàng hóa, dịch vụ áp dụng hình thức chiết khấu thương mại thì trên hóa đơn ghi rõ là hàng chiết khấu, giá bán là giá đã trừ chiết khấu kèm các chứng từ liên quan.
– Mục “Người bán hàng”: Đại diện doanh nghiệp (hoặc đại diện ủy quyền) phải ký, ghi họ tên và đóng dấu; Trường hợp doanh nghiệp ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn thì phải ghi tên và đóng dấu của doanh nghiệp phía trên, bên trái của tờ hóa đơn.
– Mục “Người mua hàng”: Đại diện bên mua hàng khi mua hàng trực tiếp phải ký, ghi họ tên trên hóa đơn. Trường hợp người mua không mua hàng trực tiếp thì người bán phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua internet, Fax. Trường hợp lập hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, thì không nhất thiết phải có chữ ký của người mua.
Chữ ký phải được ký trực tiếp từng liên, không nên (kê giấy than) ký đè cả ba liên.
3. Xử lý sai sót về hóa đơn
– Trường hợp hóa đơn ghi sai (ảnh hưởng đến số tiền thuế) và chưa giao cho người mua, hoặc người mua chưa khai báo thuế thì người bán thu hồi hóa đơn, gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai để báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn về Cơ quan thuế. Đồng thời người bán lập lại hóa đơn mới cho người mua.
– Trường hợp hóa đơn bị lập sai và đã giao cho người mua và người mua đã kê khai thuế thì bên bán hàng phải chủ động lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót. Đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, ghi rõ các nội dung điều chỉnh. Theo đó, các bên kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào trong kỳ khai báo thuế tiếp theo.
– Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh (theo hướng dẫn mới tại Thông tư 26/2015/TT-BTC).
