Hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế
Sau một năm làm việc, cơ quan thuế thường tiến hành kiểm tra, do đó công tác kế toán cuối năm thường rất tất bật. Việc tiến hành thanh kiểm tra cần chuẩn bị rất nhiều việc, do đó kế toán HYP xin chia sẻ với các bạn những công tác cần chuẩn bị khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc khi chúng ta chuẩn bị đóng tài liệu để lưu trữ vào cuối mỗi năm.
Kiểm tra thuế thì đương nhiên các mục thuế sẽ được ưu tiên kiểm tra, thường thì thứ tự như sau:
+ Thuế GTGT
+ Thuế TNCN
+ Các thuế khác ( thuế xuất, nhập khẩu, thuế TTĐB)
+ Thuế TNDN
Các nhân viên thuế sẽ đi thành từng tốp 2-3 người hoặc nhiều hơn nữa tùy theo khối lương công việc. Mỗi người họ sẽ kiểm tra từng mục thuế khác nhau nên nếu bạn không muốn bị quay vòng vòng một lúc bởi hàng tá câu hỏi của họ, bạn nên sắp xếp lịch trước để không rơi vào tình huống bị động.
Các sắp xếp, tổ chức chứng từ bạn nên thực hiện như sau:
- Thuế GTGT:
- Tờ khai thuế GTGT hàng tháng là căn cứ quan trọng nhất để cơ quan thuế kiểm tra việc kê khai nộp thuế của DN, do vậy khi nhận được thông báo quyết toán, việc đầu tiên là bạn phải tập hợp đầy đủ các tờ khai của hàng tháng và xếp theo từng năm với nhau. Trường hợp phát hiện thiếu tờ khai của tháng nào cần phải kiểm tra xem tháng đó có kê khai không hay là đánh mất để xử lý.
- Cán bộ thuế thường bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn đầu ra đầu vào theo tờ khai đã kê khai hàng tháng. Do vậy bạn nên sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai để cán bộ thuế “chấm” chứng từ.
- Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề (bị mất bản gốc, số tiền lớn hơn 20tr nhưng không chuyển tiền qua NH, sai tên, địa chỉ, mã số thuế….) photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra.
- Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cq thuế
- Các hóa đơn đầu ra hủy cần photo kèm với biên bản hủy để riêng ra
- Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong tập sổ phụ ngân hàng.
- Nhân viên thuế thường sẽ đòi 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ. Nên tốt nhất mình lập sẵn một file excel tổng hợp đó khi họ cần cung cấp được luôn.
- Thuế TNCN:
Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:
- Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương Net, mức lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác…), hồ sơ nhân sự (để chắc chắn nhân sự đó có tồn tại thật tại công ty.
- Quyết định lương, quyết định tăng lương, quy chế lương công ty.
- Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương, kèm một file excel tổng hợp từng năm về tổng thu nhập, tổng thuế phải nộp, đã nộp
- Thẻ lương nhân viên có chữ ký của người nhận, UNC chuyển lương qua Ngân hàng
- Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng, các lao động nghỉ việc giữa năm
- Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan thuế của từng nhân sự.
- Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.
- Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
- Các giấy tờ khác liên quan.
- Thuế TTĐB:
Thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB. Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Các chứng minh thuế TTDB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế.
- Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước.
- Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra.
- Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan.
- Thuế Xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu
Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật các tài liệu là tiếng Anh.
Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:
- Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất
- Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, CQ,…
- Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu
- Chứng từ nộp thuế bằng tiền mặt, chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo)
- Các tài liệu khác có liên quan.
- Thuế TNDN
Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
Cùng với các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị bao gồm:
| NỘI DUNG | Thực trạng | Ghi chú | |
| I-Hồ sơ pháp lý | |||
| 1 | Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép đầu tư (các lần sửa đổi, bổ sung – nếu có) | ||
| 2 | Các biên bản kiểm tra, thanh tra của các cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan chức năng… (nếu có) | ||
| 3 | Các biên bản họp Hội đồng quản trị liên quan đến tài chính | ||
| 4 | Các biên bản họp và báo cáo của Ban kiểm soát liên quan đến tài chính | ||
| 5 | Các biên bản họp và báo cáo của Kiểm toán nội bộ liên quan đến tài chính | ||
| 6 | Biên bản họp Đại hội cổ đông liên quan đến tài chính | ||
| II-Hồ sơ nhân sự | |||
| 1 | Hợp đồng lao động | ||
| 2 | Hồ sơ cá nhân lao động | ||
| 3 | Bảng lương, bảng trích nộp bảo hiểm cho người lao động | ||
| 4 | Bảng đối chiếu BH với cơ quan bảo hiểm | ||
| 5 | Hồ sơ các khoản nợ giữa cá nhân người lao động và công ty | ||
| 6 | Biên bản kiểm tra về lao động (nếu có) | ||
| 7 | Quyết định tuyển dụng, quyết định chức danh, quyết định tiếp nhận, quyết định lương | ||
| 8 | Tài liệu, hồ sơ đào tạo nhân sự | ||
| 9 | Quy chế nhân viên | ||
| III-Hệ thống tài chính kế toán | |||
| 1 | Hệ thống sổ sách kế toán | ||
| 2 | Hệ thống chứng từ kế toán: hóa đơn mua vào, các chứng từ nộp thuế,HĐKT, biên bản thanh lý hợp đồng, các bảng biểu phân bổ, tổng hợp, các tờ trình, khế ước tiền vay… | ||
| 3 | Quyển gốc và lien xanh hóa đơn GTGT bán ra (khớp với sổ mua hóa đơn GTGT) | ||
| 4 | Bảng cân đối công nợ phải thu, phải trả | ||
| 5 | Xác nhận công nợ bên mua và bên bán đến thời điểm kiểm tra | ||
| 6 | Hồ sơ hệ thống TSCĐ hữu hình và vô hình | ||
| 7 | Biên bản kiểm kê TSCĐ, CCDC, hang hóa, tiền mặt, xác nhận số dư ngân hàng | ||
| 8 | Danh mục các công trình XDCB, đầu tư mua sắm thiết bị chưa hòan thành | ||
| 9 | Hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định của Nhà nước hàng năm có xác nhận của cơ quan thuế | ||
| 10 | Các tờ khai thuế GTGT, thuế XNK, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế TNCN, thuế TNDN, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn… hàng tháng có xác nhận của Cơ quan thuế, BCTC đã kiểm toán | ||
| 12 | Xác nhận của cơ quan thuế về tình hình thực hiện nghĩa vụ NSNN | ||
| 13 | Quy chế tài chính | ||
| 14 | Các quy trình hạch toán kế toán, tính giá thành sản phẩm, quy trình lưu chuyển chứng từ nội bộ | ||
| 15 | Các quy định về tiêu hao nguyên vật liệu, các tiêu chí phân bổ, trích lập doanh thu, chi phí | ||
| 16 | Các quyết định khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC, chi phí trả trước | ||